Az Outlook.com e-mail kategóriáinak szinkronizálása az Outlook 2013-mal

Sokan közülünk, akik az Outlook.com old alt használjuk, szintén szeretjük kihasználni az Outlook 2013 (más néven Outlook asztali) szinkronizálás előnyeit a e-mailünk ezen az Office alkalmazáson keresztül.

Sajnos ennek a szinkronizálásnak vannak korlátai és gyengeségei. Tapasztalataim szerint a leginkább azt vettem észre, hogy alapértelmezés szerint az Outlook.com-ban megjelenő e-mail kategóriák nincsenek szinkronizálva (az Outlook kategóriái az egyenértékűek Gmail-címkék közül). Azonban némi kutatás után találtam egy megoldást, amely lehetővé teszi yes we see az Outlook 2013-ban a az egyes e-mailekhez rendelt kategóriákEz a bejegyzés lépésről lépésre elmagyarázza, hogyan kell megvalósítani.

Az Outlook kategóriáinak működése

Először is jónak tartom elmagyarázni, hogy mik azok az Outlook sajátosságai, amelyek elvezetnek minket ehhez a problémához, ugyanakkor nyitva hagyják az ajtót a megoldás előtt (bár ha akarod, görgethet, és közvetlenül a megoldás lépéseihez léphet).

"

Amikor elkezdtük használni az Outlook.com-ot (webmail), azt tapaszt altuk, hogy ez alapértelmezés szerint már egy sor kategória és szűrő létezikanélkül, hogy bármit is be kellene állítanunk. Ezen alapértelmezett kategóriák között a következőket találjuk:"

• Közösségi frissítések: Csoportos e-mailek a Twitterről. Facebook, LinkedIn és hasonlók
• Hírlevelek: a cégek reklám- vagy tájékoztató hírleveleihez van hozzárendelve
• Csoportok: a terjesztési listákról, például a Google Csoportokból származó összes e-mailhez hozzá van rendelve)
• Dokumentumok vagy fotók: az e-mailekben található mellékletek szerint vannak hozzárendelve
• Szállítási frissítések: Csoportos termékszállítási nyomon követési e-mailek

Az e-mailek hozzárendelése ezekhez és más kategóriákhoz alapértelmezésben érkező szűrők segítségével történik, amelyeket nem tudunk szerkeszteni, és nem is tudjuk, mik a szabályok. Azonban létrehozhatunk új szűrőket, amelyek e-maileket rendelnek ezekhez a kategóriákhoz. Ha például azt tapasztaljuk, hogy a Közösségi frissítések kategóriában hiányoznak a Pinterestről érkező e-mailek, egy új szabály lehetséges, hogy az ilyen e-maileket az adott kategóriába soroljuk.

Lehetőség van új kategóriák létrehozására is, amelyekhez létrehozhatja a megfelelő szűrőket és szabályokat, valamint lehetőség van a jelölje meg manuálisan az e-maileket, és rendeljen hozzájuk egy kategóriát, akár natív, akár felhasználó által létrehozott.

"

Ha egyszer az Outlook 2013-on keresztül érjük el az Outlook.com-ot, és létrehoztunk néhány felhasználói kategóriát>ez utóbbit mutatja (és csak az utóbbit), de korlátozottan módon . Az Outlook 2013 kategóriáinak színei vannak, és lehetővé teszik a keresési műveletek végrehajtását, de ezek az első pillantásra szinkronizált kategóriák nem. Csak egy színtelen blokk jelenik meg a kategória nevével."

"

Mi történne, ha az Outlook 2013-ban létrehoznánk egy kategóriát pontosan ugyanazzal a névvel, és színt rendelnénk hozzá? A válasz az, hogy a mi céljainknak megfelelően működik. Ha létrehoz egy ezzel egyenértékű kategóriát, akkor az Outlook.com összes ilyen címkével ellátott e-mailje megjelenik az Outlook 2013-ban annak ikerkategóriájában>"

A probléma, amelyet most meg kell oldanunk: mit tegyünk, hogy a natív kategóriák is szinkronizálva legyenek. Így kezelheti ezt és érheti el a teljes szinkronizálást.

"Első lépés: Konvertálja az összes natív Outlook kategóriát felhasználói kategóriává"

"

Amint azt korábban kifejtettük, a manuálisan létrehozott kategóriákból származó információk már elérhetők az asztali Outlookban, a Microsoft által alapértelmezés szerint a webmailben szereplő natív címkékből azonban nem. Ennek megoldásához konvertálnunk kell ezeket a kategóriákat felhasználói kategóriákká"

Ezt a következő szerkezetű szűrő/szabály létrehozásával érhetjük el:

"

A szabály létrehozásához kattintson a jobb felső sarokban található beállítások gombra, válassza a Szabályok kezelése lehetőséget>"

"

Ezt meg kell ismételni az összes natív kategóriánál, amelyet meg akarunk jeleníteni az Outlook 2013-ban. És ideális esetben a user> kategóriát "

"

Ha ez megtörtént, valószínűleg el akarjuk elrejteni az eredeti natív kategóriákat, hogy ne legyen tele a címkelista másodpéldányokkal. Ezt a Kategóriák kezelése panelről tehetjük meg>"

Ezzel megszabadulunk attól, hogy duplikált kategóriákat kelljen látni, ugyanakkor csak az asztallal szinkronizálható kategóriákkal dolgozhatunk. De még egy lépésre van szükségünk a trükkhöz.

Második lépés: Hozzon létre egyenértékű kategóriát az Outlook 2013-ban minden Outlook.com kategóriához

Most már csak a megfelelőket kell létrehoznunk az Outlook 2013-ban. Ehhez meg kell lépnünk a Kategóriák ablakot (Kezdőlap > Kategorizálás > Minden kategória), és új létrehozása kategóriák, amelyeknek pontosan ugyanaz a neve, mint a szinkronizálni kívánt Outlook.com címkéknek. Ha 1 karakter eltérés van, az Outlook nem fog egyezni a szerverről érkező címke és az általunk most létrehozott címke között, ezért aggódnia kell a nevek egyezése miatt.

Ezután mindegyikhez rendelünk egy színt, és ha akarunk, egy billentyűparancsot, és kész! , minden mostantól szinkronizált Outlook.com e-mail tartalmazza a megfelelő kategóriát vagy színcímkét. A legjobb az egészben, hogy valódi szinkronizálásról van szó, így ha az asztalról címkét rendel egy e-mailhez, ez a változás a szerveren is megjelenik ( mindaddig, amíg a helyi és a szerverkategória neve egyezik).

Bónusz: gyors keresések kategóriákból

Ha még többet szeretne kihozni a kategóriákból, rögzíthetjük őket a gyors hozzáférési sávhoz (a gombok listája a szalag felett) egy szűrő a gyors keresésekhez kategória szerint.

"

Ehhez először aktiválnia kell a keresési módot>" "

Természetesen alapértelmezés szerint az Outlook keresése az összes levélmappából eredményeket ad nekünk, amikor a keresést a beérkező levelek bejegyzéséből indítja, és ez viselkedése az imént rögzített kategóriaszűrőre is hatással van.Ha meg akarjuk változtatni, hogy csak az aktuális mappából kapjunk eredményeket, akkor menjünk a Fájl (kék gomb) > Options > Search menüpontra, és ott válasszuk az Include results only from the current folder (Csak az aktuális mappából származó eredmények felvétele) lehetőséget. Ha a jövőben az összes mappát tartalmazó keresést szeretnénk végezni, akkor semmi gond, mert a keresőpultban van lehetőség ezen opció megváltoztatására bizonyos esetekben (az alapértelmezett beállítás módosítása nélkül)."